Samochód w firmie to nie tylko środek transportu, ale także istotny składnik majątku, który wpływa na rozliczenia podatkowe. Sposób jego finansowania, użytkowania i dokumentowania kosztów przekłada się bezpośrednio na zobowiązania podatkowe przedsiębiorcy. Do wyboru są różne formy – leasing, zakup i amortyzacja czy najem długoterminowy. Dodatkowo trzeba pamiętać o zasadach odliczania VAT i limitach ustawowych. Prawidłowe rozliczanie auta w działalności gospodarczej pozwala uniknąć sankcji i zoptymalizować podatki. W tym artykule omawiamy najważniejsze kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę.
Leasing samochodu w firmie
Leasing operacyjny to popularna metoda finansowania samochodu w firmie. Umożliwia zaliczenie rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodu. Kluczowe jest jednak, by pojazd służył działalności gospodarczej. W 2025 roku obowiązują limity podatkowe: 150 tys. zł dla samochodów spalinowych i 225 tys. zł dla elektrycznych. Do tej kwoty można wliczyć wydatki związane z leasingiem. Co ważne, leasing nie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych, co upraszcza formalności. To korzystne rozwiązanie dla firm, które nie chcą angażować kapitału w zakup.
Samochód w firmie – Odliczenie VAT
Odliczenie VAT od wydatków na samochód w firmie zależy od sposobu jego użytkowania. Przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT, jeśli pojazd służy wyłącznie działalności i spełnia określone warunki – m.in. zgłoszenie VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu. W pozostałych przypadkach przysługuje prawo do odliczenia jedynie 50% podatku. Aby skorzystać z pełnego odliczenia, trzeba zadbać o rzetelną dokumentację, która potwierdza wyłączne użycie pojazdu w celach firmowych. Brak odpowiednich dowodów może prowadzić do zakwestionowania odliczeń przez urząd.
Amortyzacja samochodu firmowego
Jeśli przedsiębiorca kupi samochód w firmie na własność, ma obowiązek ująć go w ewidencji środków trwałych i amortyzować. Standardowa stawka amortyzacji to 20% rocznie, co oznacza 5-letni okres rozliczeniowy. Obowiązuje limit kosztów – 150 tys. zł, powyżej którego nadwyżka nie może być zaliczona do kosztów podatkowych. W przypadku aut elektrycznych limit ten wynosi 225 tys. zł. Amortyzacja to sposób na systematyczne rozliczanie kosztu zakupu pojazdu, ale wymaga precyzyjnego prowadzenia ewidencji księgowej i przestrzegania przepisów.
Samochód w firmie – Leasing czy najem długoterminowy?
Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na leasing lub najem długoterminowy samochodu w firmie. Leasing umożliwia wykup auta po zakończeniu umowy i daje więcej elastyczności w planowaniu finansowym. Najem natomiast obejmuje obsługę serwisową, ubezpieczenie i formalności rejestracyjne – to opcja wygodna i przewidywalna. W obu przypadkach miesięczne opłaty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wybór powinien zależeć od modelu biznesowego firmy, jej potrzeb i planów długoterminowych związanych z flotą pojazdów.
Podsumowanie
Samochód w firmie może być rozliczany na różne sposoby – poprzez leasing, amortyzację czy najem. Każda z form ma swoje zalety i ograniczenia. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie kosztów, stosowanie właściwych limitów oraz zgodność z aktualnymi przepisami. Odliczenie VAT, limity amortyzacyjne i wybór formy użytkowania pojazdu to decyzje, które warto skonsultować z biurem rachunkowym. Odpowiednie podejście pozwoli nie tylko uniknąć błędów, ale i zoptymalizować podatki oraz koszty prowadzenia działalności.
