Każda firma musi prowadzić księgowość, ale jej zakres zależy od skali działalności oraz formy prawnej. Pełna księgowość to system wymagający dokładnej ewidencji wszystkich operacji finansowych. Jest bardziej skomplikowana niż uproszczona księgowość, ale pozwala na lepszą kontrolę nad finansami firmy.
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, kiedy przejście na pełną księgowość staje się obowiązkowe. W 2025 roku wchodzą w życie nowe limity, które określają, które firmy muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega pełna księgowość, jakie firmy muszą ją stosować oraz jakie korzyści i obowiązki się z nią wiążą.
Pełna księgowość – co to jest i na czym polega?
Pełna księgowość to system ewidencji finansowej, który obejmuje dokładne rejestrowanie każdej operacji gospodarczej. W przeciwieństwie do księgowości uproszczonej wymaga prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych.
Firmy objęte pełną księgowością muszą prowadzić:
- Księgę główną, czyli rejestr wszystkich operacji finansowych,
- Dzienniki księgowe, w których zapisuje się poszczególne transakcje,
- Rejestry VAT, jeśli firma jest podatnikiem VAT,
- Sprawozdania finansowe, które obejmują bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.
Choć pełna księgowość jest bardziej wymagająca, pozwala przedsiębiorcom lepiej monitorować kondycję finansową firmy i spełniać wymagania prawne.
Nowe limity zobowiązujące do przejścia na pełną księgowość w 2025 roku
Od 2025 roku podniesiony zostanie limit przychodów, po którego przekroczeniu przedsiębiorcy muszą prowadzić pełną księgowość. Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek ten dotyczy firm, których roczne przychody przekroczą 10 711 500 zł, czyli równowartość 2,5 mln euro.
Dotychczasowy limit wynosił 9 188 200 zł (2 mln euro), co oznacza podniesienie progu o ponad 1,5 mln zł. Dzięki temu więcej firm będzie mogło dłużej korzystać z uproszczonej księgowości.
Przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować swoje przychody, aby uniknąć nieprzygotowania na nowe obowiązki księgowe. Jeśli firma osiągnie przychody powyżej nowego progu, będzie zobowiązana do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych od nowego roku obrotowego. Oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych oraz wdrożenia nowych procedur zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Jednocześnie warto pamiętać, że przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mogą z niego korzystać, jeśli ich przychody w 2024 roku nie przekroczyły 10 711 500 zł. W przypadku mniejszych firm, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 918 820 zł (200 tys. euro), istnieje możliwość kwartalnego rozliczania ryczałtu.
Nowe limity oznaczają większą elastyczność dla przedsiębiorców, jednak konieczne jest śledzenie przychodów, aby uniknąć nieoczekiwanej zmiany formy rozliczenia i związanych z tym obowiązków księgowych.
Kto oprócz firm przekraczających limit musi prowadzić pełną księgowość?
Nie tylko firmy, które przekroczą limit przychodów, są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Przepisy określają także inne przypadki, w których pełna księgowość jest wymagana:
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne – bez względu na wysokość przychodów,
- Spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
- Niektóre fundacje i stowarzyszenia, jeśli ich przychody przekroczą ustawowy próg,
- Podmioty, które dobrowolnie wybiorą pełną księgowość, aby lepiej kontrolować finanse i zwiększyć transparentność operacji.
Warto pamiętać, że w niektórych branżach prowadzenie pełnej księgowości może być korzystne nawet wtedy, gdy nie jest obowiązkowe. Daje ono pełniejszy obraz finansów firmy i ułatwia współpracę z inwestorami oraz bankami.
Pełna księgowość – obowiązki związane z jej prowadzeniem
Przejście na pełną księgowość wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, które wymagają większego nakładu pracy i zasobów. Do najważniejszych należą:
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych, które szczegółowo rejestrują każdą operację finansową,
- Sporządzanie sprawozdań finansowych na koniec każdego roku obrotowego,
- Regularne raportowanie do urzędu skarbowego i innych instytucji,
- Kontrola nad przepływem środków pieniężnych,
- Audyt wewnętrzny, który pozwala na ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Dla wielu firm przejście na pełną księgowość oznacza konieczność zatrudnienia księgowego lub nawiązania współpracy z biurem rachunkowym.
Zalety pełnej księgowości – dlaczego warto ją wdrożyć?
Chociaż pełna księgowość jest bardziej wymagająca niż uproszczone formy ewidencji, niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak:
- Lepsza kontrola nad finansami – przedsiębiorca ma dokładny wgląd w przychody, koszty i rentowność firmy,
- Większa transparentność – szczegółowe raportowanie ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych,
- Wiarygodność w oczach inwestorów i banków – lepsze postrzeganie przez instytucje finansowe
- Możliwość lepszej optymalizacji podatkowej, dzięki precyzyjnemu rozliczaniu kosztów i przychodów.
Warto rozważyć przejście na pełną księgowość nawet wtedy, gdy nie jest to jeszcze obowiązkowe, jeśli firma planuje rozwój i chce efektywniej zarządzać swoimi finansami.
Podsumowanie
Pełna księgowość jest obowiązkowa dla firm, które przekroczą limit przychodów określony w przepisach na 2025 rok, a także dla niektórych form działalności, takich jak spółki kapitałowe. Jej prowadzenie wiąże się z większą liczbą obowiązków, ale także oferuje liczne korzyści, takie jak większa kontrola nad finansami i poprawa wiarygodności firmy.
Dla przedsiębiorców kluczowe jest monitorowanie przychodów oraz dostosowanie systemów księgowych do nowych wymogów. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z biurem rachunkowym, które pomoże przejść na pełną księgowość w sposób płynny i zgodny z przepisami.
