Księgowość dla NGO to obszar wymagający szczególnej uwagi i znajomości przepisów. Fundacje i stowarzyszenia, mimo że nie działają dla zysku, muszą prowadzić rzetelną dokumentację finansową. Co do zasady podlegają ustawie o rachunkowości, natomiast część stowarzyszeń może korzystać z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, jeśli spełnia warunki ustawowe. Prawidłowe rozliczenia pozwalają uniknąć problemów z urzędem skarbowym oraz zapewniają przejrzystość w zarządzaniu środkami publicznymi i darowiznami.
Dlaczego księgowość dla NGO ma tak duże znaczenie?
Prawidłowa księgowość dla NGO to nie tylko obowiązek ustawowy, lecz także element budujący zaufanie i wiarygodność organizacji. Fundacje i stowarzyszenia często korzystają z dotacji, grantów oraz darowizn. Każdy wydatek musi być rozliczony w sposób transparentny, ponieważ środki te pochodzą z funduszy publicznych lub prywatnych darczyńców.
Obecnie sprawozdania finansowe NGO sporządzane są w formie elektronicznej, co wymaga jeszcze większej dokładności i systematyczności.
Dobrze prowadzona księgowość umożliwia:
- kontrolę nad finansami organizacji,
- terminowe składanie sprawozdań,
- zachowanie płynności finansowej,
- budowanie zaufania partnerów i sponsorów.
Obowiązki fundacji i stowarzyszeń w zakresie księgowości
Każda organizacja pozarządowa ma obowiązek prowadzenia ewidencji finansowej. Jej zakres zależy od formy prawnej i rodzaju działalności. Stowarzyszenia niespełniające warunków uproszczonej ewidencji oraz wszystkie fundacje muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe.
Do najważniejszych obowiązków NGO należą:
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych lub – jeśli spełnione są warunki – uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.
- Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej.
- Rozliczanie dotacji i darowizn zgodnie z umowami i przepisami.
- Przechowywanie dokumentacji księgowej przez minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym.
- Składanie deklaracji podatkowych (CIT-8, VAT, PIT-4R) w zależności od charakteru działalności.
Warto pamiętać, że fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą podlegają tym samym zasadom co przedsiębiorcy – muszą rozliczać podatek dochodowy, VAT i składki ZUS.
Czego nie wolno robić w księgowości NGO?
Przy prowadzeniu księgowości w organizacjach pozarządowych warto unikać błędów, które mogą prowadzić do utraty finansowania. Niedozwolone jest:
- łączenie środków z działalności odpłatnej z nieodpłatną,
- finansowanie celów prywatnych z funduszy organizacji,
- pomijanie dokumentów potwierdzających wydatki z dotacji,
- prowadzenie ewidencji niezgodnej z zasadami rachunkowości lub wymogami umowy dotacyjnej.
Takie błędy mogą skutkować utratą dotacji, sankcjami finansowymi dla zarządu, a nawet kontrolą ze strony KAS lub NIK.
Praktyczne wskazówki dla organizacji pozarządowych
Aby uniknąć problemów, NGO powinny wdrożyć kilka prostych zasad:
- Zatrudnij doświadczone biuro rachunkowe znające specyfikę organizacji pozarządowych.
- Oddziel rachunki bankowe dla różnych projektów i źródeł finansowania.
- Regularnie aktualizuj politykę rachunkowości i plan kont.
- Korzystaj z dedykowanych systemów księgowych dla NGO.
- Ustal jasne procedury rozliczania darowizn i wydatków projektowych.
Przykład z praktyki: fundacja realizująca projekt edukacyjny z dotacji unijnej utraciła część finansowania, ponieważ nie prowadziła odrębnej ewidencji kosztów. Po wdrożeniu profesjonalnej obsługi księgowej odzyskała przejrzystość finansową i poprawiła raportowanie wobec grantodawcy.
Kiedy warto zlecić księgowość dla NGO profesjonalistom?
Wielu zarządów NGO decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym. To rozwiązanie pozwala ograniczyć błędy, zapewnić terminowość i zgodność z aktualnymi przepisami. Ostateczna odpowiedzialność finansowa zawsze spoczywa na zarządzie, jednak wsparcie specjalistów znacząco zmniejsza ryzyko naruszeń.
Zlecając księgowość dla NGO profesjonalistom, organizacja może skupić się na działaniach statutowych, zamiast tracić czas na zawiłe procedury finansowe.
Podsumowanie
Księgowość dla NGO to kluczowy element prawidłowego funkcjonowania fundacji i stowarzyszeń. Wymaga dokładności, przejrzystości i dobrej znajomości przepisów. Profesjonalne prowadzenie dokumentacji finansowej zwiększa zaufanie grantodawców i zapewnia bezpieczeństwo prawne organizacji.
Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się z biurem rachunkowym FullTax – pomożemy Ci rozliczyć koszty zgodnie z przepisami i uniknąć problemów podczas kontroli.
